关于印发《史院乡档案管理制度（试行）》的通知

各村、社区，机关各部门：

《史院乡档案管理制度（试行）》已经镇党委、政府研究同意，现印发给你们，请严格遵照执行。

淮南市史院乡党政办公室

                           2025年10月29日  

史院乡档案管理制度（试行）

第一节 总则

第一条 目的

为进一步做好史院乡档案信息资源管理，确保各类档案完整、准确、清晰、安全，保障档案管理工作更好地为史院乡各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称档案法）《中华人民共和国保守国家秘密法》（以下简称保密法）《安徽档案管理条例》等法律法规，特制定本制度。

第二条 适用范围

本制度适用于史院乡各部门及所属各村（社区），适用业务范围从归档管理、档案保管、档案借阅、到期档案的销毁、档案管理和责任。

第二节 归档文件范围

第三条 文书档案

（一）史院乡以红头文件印制的收到上级、同级、下级来文的各类公文文件材料；

（二）史院乡与有关部门或单位签订的各类合同、契约、协议等；

（三）史院乡各类项目资料，包括但不限于以下资料：立项报告、申报材料、上级批复、发展规划等资料；

（四）财会档案与人力资源档案的存档范围由党政办、党建办、财政所界定；

（五）党委、政府各类会议记录、纪要；

（六）各部门独立存档的档案范围由各部门独立界定。

第四条 实物档案

（一）各项工作中所获得的荣誉奖状、奖杯、奖牌及各类奖励证书；

（二）有关团体或人员来单位进行公务活动中所赠礼品等；

（三）各类资质证书与证件等，包括但不限于以下资料：史院乡的不动产权证、统一社会信用代码证。

第五条 音像档案

（一）表彰、庆祝、职工活动及其他具有纪念意义的音像材料；

（二）党团工会组织的代表会议等的音像材料；

（三）史院乡拍摄的宣传片；

（四）其他具有保存价值的照片、音像材料等。

第三节 文件归档规范

第六条 史院乡各部门应认真收集本单位归档范围内的文件材料，按规定要求移交总档案室，做到应归档的必归档。

第七条 归档的文件材料应为原件，非纸质文件材料应有文字说明一并归档，外文材料应与中文翻译文件一起归档。

第八条 文件材料归档前，档案员应负责检查归档文件材料的齐全、完整、准确情况，并给予出具档案接收凭证。

第九条 档案归档时间要求

（一）实物档案获得后一周内向档案室移交归档；

（二）电子与音像档案在工作完成后一个月内向档案室移交归档；

（三）文字档案按年度进行移交，特殊档案在工作完成后一周内完成移交。

第四节 档案保管规范

第十条 办公区域设置总档案室一间，由党政办负责管理。所属各部门根据档案性质或单位不同，可根据需要分设独立档案室，由各部门独立管理，分管领导和部门负责人、兼职档案人员共同负责，并将档案目录报党政办备案。

第十一条 为规范部门档案工作的贯彻实施，各部门分别设立一名兼职档案人员，负责做好本部门的档案工作，并报党政办备案。

第十二条 史院乡总档案室管理人员职责为负责收集、整理各部门提供的档案的明细，并核对明细与实物是否相符，对各部门立卷归档工作进行指导和监督。各部门兼职档案人员职责为：将本部门保管的档案的名称与数量收集整理，及时更新档案目录；各部门指定的档案保管人员变更时，应有交接记录。

第十三条 档案交给总档案室直接保管的，由总档案室提供移交单；如交给部门在档案室保管的，由所在部门提供移交单；移交单是档案已存档的证明，已存档资料的丢失由档案保管人负责，未存档资料的丢失由所属部门负责人负责。

第十四条 存放档案必须用专用柜。档案柜应有统一的反映存放档案内容的标牌统一编号。档案存放有序，系统反映档案类目设置的具体顺序，保证查找迅速。

第十五条 档案保管要做到防潮、防水、防火、防光、防霉、防虫、防止有害气体的侵蚀、 防止机械磨损。

第五节 档案借阅规范

第十六条 任何人员如需查阅（调取）总档案室档案，须填写《档案查阅复印（调取）审批表》，经镇党委（政府）主要负责人批准，根据工作实际由党政办、党建办或经发办安排人员与具体部门共同带领申请人调阅，如需摘抄、复制时，应按规定经批准后由党政办、党建办或经发办进行，不得复制与所查阅内容无关的档案。任何人查阅其他部门存档的资料，应由存档分管领导与部门负责人批准。

第十七条 史院乡各部门可以根据工作需要查看自行保管的档案，如需带出档案室，由借阅人员办理《档案调取审批表》按规定由分管领导与部门负责人审批，借阅完毕按规定还回，相关部门做好登记。

第十八条 档案原则上不外借阅，因工作需要确需外借阅的，须经镇党委（政府）主要负责人同意。

第十九条 借阅或归还档案材料时，双方需详细检查清点，当面清销。使用者归还档案时，档案人员应及时检查档案的磨损情况。如有损坏遗失档案等情况，应及时报告主管领导，所发生的后果由借阅人负责，未报告的由档案管理人员负责。

第二十条 《档案查阅复印（调取）审批表》由总档案室收集管理。

第二十一条 原则上不接受个人查（调）阅档案。法院批准的除外。

第六节 档案鉴定和销毁规范

第二十二条 史院乡任何个人或部门非经允许不得销毁档案。

第二十三条 档案鉴定工作一般每5年进行一次，当某些档案到了可销毁期时，由档案管理员填写《档案销毁申请表》经镇党委（政府）主要负责人批准后执行。

第二十四条在销毁档案时，必须由专人监督销毁，销毁档案应有两名监销人。监销人在销毁档案前，应对待销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册上签名盖部门章。

第二十五条 任何部门或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。

第二十六条 经批准销毁的档案，档案管理员须认真核对，并将批准的《档案销毁申请表》和将要销毁的档案做好登记，登记表永久保存。

第七节 档案管理和责任

第二十七条 每年定期报请镇主要领导同意后，在符合保密条件的前提下，由镇党委、政府分管领导带领党政办、党建办牵头，检查总（分）档案室的有关设备设施、电子纸质资料、人员借（调）阅记录，并将检查情况向镇主要领导报告。

第二十八条 部门或者个人有下列行为之一，造成影响的，尤其是反诉史院乡政府作为证据使用的，参照《档案法》《保密法》，根据行为的性质和严重程度，将相关责任人移交镇纪委、司法机关处理：

（一）丢失属于国家所有的档案的；

（二）擅自提供、抄录、复制、公布属于国家所有的档案的；

（三）买卖或者非法转让属于国家所有的档案的；

（四）篡改、损毁、伪造档案或者擅自销毁档案的；

（五）将档案出卖、赠送给外国人或者外国组织的；

（六）不按规定归档或者不按期移交档案，被责令改正而拒不改正的；

（七）不按规定向社会开放、提供利用档案的；

（八）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；

（九）发生档案安全事故后，不采取抢救措施或者隐瞒不报、拒绝调查的；

（十）档案工作人员玩忽职守，造成档案损毁、灭失的。

第二十九条 专（兼）职档案人员离开史院乡时，必须交接管理的所有档案，重新安排专（兼）职档案人员报党政办备案，部门负责人在档案管理交接单确认签字。其他人员退休或离职时必须将经手档案（含电子）整理后移交部门档案管理人员，不移交资料造成问题的，移交镇纪委、司法机关处理。

第三十条 有下列情形之一的，可按照国家有关规定给予表彰、奖励：

（一）对档案收集、整理、保护、利用做出显著成绩的；

（二）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的；

（三）长期从事档案工作，表现突出的。

第八节 附则

第三十一条  本制度的最终解释权归党政办所有。

第三十二条  本制度自印发之日起施行，有效期2年。

附件：1.史院乡档案查阅复印审批表

2.史院乡档案调取审批表

3.史院乡档案销毁申请表

4.史院乡档案销毁清册

5.史院乡档案移交确认单

6.史院乡兼职档案员登记表

7.史院乡分档案室档案目录

附件1

史院乡档案查阅复印审批表

申请时间：    年   月   日      查阅时间：   年  月  日

备注：1.档案类别包含人事档案、财会、合同、文件、会议记录等，请根据实际情况填写

2.此件档案室留存

附件2

史院乡档案调取审批表

申请时间：    年   月   日      调取时间：   年  月  日

备注：1.档案类别包含人事档案、财会、合同、文件、会议记录等，请根据实际情况填写

2.此件档案室留存

附件3

史院乡档案销毁申请表

申请时间：     年    月    日

备注：1.档案类别包含人事档案、财会、合同、文件、会议记录等，请根据实际情况填写

2.此件党政办留存。

附件4

史院乡档案销毁清册

备注：此件党政办留存。

附件5

史院乡档案移交确认单

备注：1.由部门交总档案室的未定案卷号的档案不填写案卷号。

2. 此件党政办留存。

附件6

史院乡兼职档案员登记表

填写日期：

附件7

史院乡分档案室档案目录

部门：                    填写时间：    年    月    日